Pourquoi digitaliser votre comptabilité ? 4 avantages de la transition numérique fiscale

comptabilité digitale belgique

Depuis de nombreuses années maintenant, le monde opère un virage digital sans précédent. Tout (ou presque) de votre vie quotidienne a développé une approche numérique. Et si vous n’êtes pas encore convaincu, essayez de vous priver de votre smartphone ne serait-ce qu’une journée …

La comptabilité ne fait pas exception. Avec les progrès de la technologie, les outils digitaux facilitent de plus en plus vos démarches administratives, vous font gagner du temps et vous permettent de vous concentrer sur ce qui est important : le core business de votre entreprise.

Petit tour d’horizon des avantages d’une comptabilité digitale.

#1 Digitalisez votre comptabilité pour gagner du temps (et de l’argent) !

L’avantage le plus flagrant est sans aucun doute le gain de temps.

Une comptabilité digitale, de par sa gestion des documents et de la facturation, mais aussi de par son immédiateté et son automatisation, vous fait gagner de nombreuses heures de travail administratif fastidieux. En conséquence, vous pouvez consacrer ces heures initialement perdues à développer votre entreprise et opérer des actions davantage rentables.

Des outils comme My Easy Invoice, par exemple, vous permette d’établir des devis et factures en quelques clics seulement.

#2 Facilitez les échanges avec votre comptable grâce à des outils comptables numériques

Les outils comptables numériques permettent également un dialogue facilité avec votre comptable.

Un lien direct uni vos actions administratives avec le back office de votre équipe comptable au travers de différentes plateformes. Vos documents ne se perdent plus en chemin et sont directement classés comme il se doit pour une communication fluide entre vous et votre comptable.

#3 Protégez vos documents au travers de plateformes digitales sécurisées

Tous les documents qui transitent sur les plateformes comptables sont entièrement sécurisés et cryptés. Au contraire d’un simple mail ou encore d’une farde comptable mal rangée dans votre bureau.

#4 Gardez toujours votre comptabilité à portée de main

En quelques clics, vous pouvez toujours avoir accès à votre comptabilité. Que ce soit pour des détails ou une vision d’ensemble. Les différentes plateformes sont accessibles via vos différents supports informatiques 24h/24h, 7j/7j.

La comptabilité digitale, c’est l’avenir. Et l’avenir, c’est déjà aujourd’hui. La transition digitale n’offre que des avantages : plus rapide, plus fiable et plus rentable. Plus aucune raison de ne pas utiliser nos outils digitaux !

Échéances 2020

Echéances 2020

L’année 2020 est à peine sur les rails qu’il faut déjà penser à planifier certaines échéances afin de ne pas être pris de court.
Nous vous proposons donc un petit mémo de choses à mettre en place dès le début de cette année

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Check-list de fin d’année pour éviter les amendes inutiles

Check-list de fin d'année

Le 31 décembre, c’est pour bientôt ! N’oubliez pas d’effectuer certaines actions avant la fin de l’année afin d’éviter des amendes ou pénalités inutiles.

Voici donc une petite « check-list » des choses à faire avant la fin de cette année :

  • Pensez à effectuer un versement anticipé avant le 20/12/2019. Vous pouvez le faire soit en faisant des versements spontanés, soit en vous rendant auprès de votre institution bancaire qui se chargera de verser pour vous un montant global à charge pour vous de rembourser la banque selon un plan mensuel.

    !!! A partir des revenus de l’année 2019, il n’y a plus qu’un seul et unique numéro de compte bancaire à utiliser pour effectuer des versements anticipés :  BE61 6792 0022 9117 du Centre de Perception – Service des Versements anticipés.

    La communication structurée à utiliser demeure inchangée.
  • Effectuez un versement dans votre EIP et voyez avec votre courtier si un back service est envisageable.
  • Effectuez un versement dans le cadre de votre pension libre complémentaire pour indépendants. 
  • Payez vos lois sociales de l’année pour le 20/12/2019  !
    À partir du 1er janvier 2020, les majorations légales de vos cotisations sociales d’indépendant ne seront plus déductibles au titre de frais professionnels. En revanche, les cotisations ordinaires resteront déductibles.

    Dans certains cas, votre caisse d’assurance sociale peut en effet vous facturer une majoration légale  des cotisations que vous payez en tant qu’indépendant. Tel est le cas lorsque vous ne payez pas à temps vos cotisations sociales ou lorsque vous avez payé à tort des cotisations provisoires réduites.  

Dernières échéances 2018

échéances

C’est la fin de l’année 2018 ! Avant de la clôturer en beauté, n’oubliez pas les quelques petites dates reprises ci-dessous :

  • 31/12/2018 : versement de vos cotisations sociales du 4ème trimestre 2018
  • 31/12/2018 : versement de votre EIP ( assurance groupe) , PLCI
  • 31/12/2018 : établissement de votre stock ( si vous êtes concernés).
  • 31/12/2018 : relevé de votre compteur kilométrique au 31/12/2018

Et après…

N’oubliez pas de profiter de vos fêtes de fin d’année que nous vous souhaitons excellentes à vous et à vos proches.

Nous nous réjouissons de vous retrouver en 2019 avec pour ambition majeure de vous accompagner au mieux dans vos projets professionnels.

Anticipez la fin de l’année

Echéances

Les vacances sont bel et bien terminées et la fin de l’année pointe déjà le bout de son nez.

Même si nous reviendrons vers vous d’ici là avec une situation provisoire, nous vous rappelons déjà les changements de ces dernières années :

Salaire de 45.000,00 € pour les dirigeants d’entreprise;
Augmentation des « pénalités » en cas de non paiement des versements anticipés;
Ajustement de vos cotisations en fonction des revenus de l’année.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, n’hésitez pas à nous faire parvenir vos documents de l’année 2018 afin de nous permettre d’établir cette situation.

Comment conserver valablement une facture électronique ?

farde électronique

La facture électronique est de plus en plus préférée à la facture papier. Et depuis 2013, les factures papiers et électroniques bénéficient du même traitement légal. Les données de facturation peuvent donc être envoyées, reçues et conservées tant sous format papier que sous format numérique.

Mais quelles sont les modalités de conservations de ces différents documents électroniques ? Et combien de temps doivent-ils être conservés ?

Conservation obligatoire

Tout assujetti se doit de conserver, sous forme de copies, tant les factures émises que les factures reçues. Tous les autres documents prescrits par le Code TVA (livres de commerce, contrats, bons de commande, journaux des achats et ventes, …) doivent eux aussi être conservés.

Une période de conservation de 7 ans

Les factures électroniques, tout comme celle au format papier, doivent être conservées  pendant une période minimale de 7 ans à partir du 1er janvier suivant leur date d’émission.

Hormis les livres, le délai de conservation des autres documents suit les mêmes conditions. Pour les livres, la période de conservation débute au 1er janvier de l’année suivant leur clôture.

Lieu de conservation libre

Le lieu de conservation des documents est totalement libre. Les documents doivent cependant être conservés dans un lieu qui permet de les mettre à disposition de l’administration sans retard lors de quelconque réquisition de sa part.

Les factures émises par des assujettis établis en Belgique doivent être conservées sur le territoire belge si elles sont en format papier.

La facture doit être authentique, intègre et lisible

Que ce soit en format  papier ou numérique,  la facture originale ne peut être modifiée ultérieurement que si l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité sont assurées. Et cela afin que la facture puisse bien être considérée comme un original.

Par authenticité, on entend que le fournisseur/émetteur de la facture doit toujours pouvoir démontrer qu’il est lui-même à l’origine de la facture.

L’intégrité est assurée dès lors que la facture n’a subi aucune  modification.

La facture se doit d’être lisible sans devoir être examinée et interprétée.

C’est l’assujetti lui-même qui détermine comment il va faire pour que ces conditions soient respectées. Ce contrôle de gestion peut notamment se faire en comparant diverses pièces justificatives (facture, bon de commande, document de transport, paiement reçu, …).