Le code des sociétés que nous connaissons depuis des années a été complètement modifié.

Désormais c’est le code des sociétés et des associations (en abrégé CSA) qui est le code de référence en la matière.

Ce nouveau code n’est pas une simple adaptation de l’ancien mais bien une refonte complète des règles applicables aux sociétés.

Dans ce sens, toutes les sociétés – ASBL, AISBL, Fondation – vont impérativement devoir passer chez le notaire avant le 31/12/2023 afin de mettre leurs statuts en ordre avec le nouveau code.

En tant que partenaire de votre entreprise, en collaboration avec un notaire, nous vous reviendrons prochainement avec une proposition de collaboration vous permettant de vous mettre à jour par rapport à ces nouvelles obligations.

Les mesures 2020

Si un délai est accordé au 31/12/2023, certaines dispositions sont toutefois entrées en vigueur ce 01/01/2020 :

  • le terme SPRL ne peut plus être utilisé et ce même si vous n’avez pas encore adapté les statuts de votre société. Depuis le 01/01/2020 une SPRL est automatiquement devenue une SRL (pour société à responsabilité limitée).  C’est désormais cette abréviation que vous devez utiliser sur vos papiers à entête, site internet, et tout autre document officiel ;
  • le terme gérant qui était utilisé pour désigner le responsable de la SPRL est supprimé et remplacé par celui d’administrateur. Désormais les responsables des SRL seront désignés par le même terme que celui qui s’applique aux dirigeants des sociétés anonymes ;
  • on ne parle plus de parts sociales mais d’actions. Il n’y a donc plus de détenteurs de parts sociales mais bien uniquement des actionnaires ;
  • toute société, quelle que soit sa forme juridique, qui décidera de transférer son siège social devra impérativement en profiter pour adapter ses statuts au nouveau code et devra donc passer par le notaire pour effectuer cette formalité. Une fois les statuts adaptés, le transfert de siège social pourra à nouveau se faire par la simple voie d’une publication au Moniteur belge ;
  • un administrateur ne peut plus être lié à la société par un contrat de travail. Le statut d’indépendant est obligatoire pour cette catégorie.

Toute l’équipe BCGFi sera bien entendu à vos côtés pour effectuer au mieux cette transition.

Echéances 2020

L’année 2020 est à peine sur les rails qu’il faut déjà penser à planifier certaines échéances afin de ne pas être pris de court.
Nous vous proposons donc un petit mémo de choses à mettre en place dès le début de cette année :

Versements anticipés

Planifiez vos versements anticipés ! Vous pouvez le faire soit en faisant des versements spontanés tout au long de l’année, soit en vous rendant auprès de votre institution bancaire qui se chargera de verser pour vous un montant global pour ce 10 avril à charge pour vous de rembourser la banque selon un plan mensuel.

Le versement anticipé se fait uniquement via le compte BE61 6792 0022 9117 du Centre de Perception – Service des Versements anticipés.  Ce compte est valable tant pour les sociétés que pour les indépendants personnes physiques.

Stock

Établissez et communiquez votre stock au 31/12/2019 à votre gestionnaire de dossier (si vous êtes concernés).

Vérifier les cotisations sociales

Vérifiez dès réception du prochain avis de vos cotisations sociales si le montant sur lequel sont calculées vos cotisations correspond bien à ce que vous payez habituellement. Dans le doute, n’hésitez pas à transmettre votre avis à votre gestionnaire de dossier.

Kilométrage véhicule

Communiquez-nous le kilométrage de vos véhicules au 31/12/2019. Votre gestionnaire vous a fait parvenir un mail explicatif à ce sujet fin de l’année dernière.

Ce mail vous demandait également de nous faire parvenir votre certificat de conformité du véhicule. Ces éléments sont désormais essentiels au bon traitement de votre dossier que vous soyez en société ou indépendant personne physique

Mandats électroniques

Pensez, lors de votre passage en nos bureaux, à vous munir de votre carte d’identité ainsi que du code pin de celle-ci. Ceci nous permettra de prendre divers mandats électroniques afin que nous puissions avoir accès à certaines données fiscales vous concernant.

L’administration se montre en effet de plus en plus stricte quant à la communication de ces informations par mail ou par téléphone.

Registre UBO

Pensez à tenir à jour le registre UBO de votre société et à nous faire parvenir une copie de toute modification dès qu’elle est enregistrée

Check-list de fin d'année

Le 31 décembre, c’est pour bientôt ! N’oubliez pas d’effectuer certaines actions avant la fin de l’année afin d’éviter des amendes ou pénalités inutiles.

Voici donc une petite « check-list » des choses à faire avant la fin de cette année :

  • Pensez à effectuer un versement anticipé avant le 20/12/2019. Vous pouvez le faire soit en faisant des versements spontanés, soit en vous rendant auprès de votre institution bancaire qui se chargera de verser pour vous un montant global à charge pour vous de rembourser la banque selon un plan mensuel.

    !!! A partir des revenus de l’année 2019, il n’y a plus qu’un seul et unique numéro de compte bancaire à utiliser pour effectuer des versements anticipés :  BE61 6792 0022 9117 du Centre de Perception – Service des Versements anticipés.

    La communication structurée à utiliser demeure inchangée.
  • Effectuez un versement dans votre EIP et voyez avec votre courtier si un back service est envisageable.
  • Effectuez un versement dans le cadre de votre pension libre complémentaire pour indépendants. 
  • Payez vos lois sociales de l’année pour le 20/12/2019  !
    À partir du 1er janvier 2020, les majorations légales de vos cotisations sociales d’indépendant ne seront plus déductibles au titre de frais professionnels. En revanche, les cotisations ordinaires resteront déductibles.

    Dans certains cas, votre caisse d’assurance sociale peut en effet vous facturer une majoration légale  des cotisations que vous payez en tant qu’indépendant. Tel est le cas lorsque vous ne payez pas à temps vos cotisations sociales ou lorsque vous avez payé à tort des cotisations provisoires réduites.  
échéances

C’est la fin de l’année 2018 ! Avant de la clôturer en beauté, n’oubliez pas les quelques petites dates reprises ci-dessous :

  • 31/12/2018 : versement de vos cotisations sociales du 4ème trimestre 2018
  • 31/12/2018 : versement de votre EIP ( assurance groupe) , PLCI
  • 31/12/2018 : établissement de votre stock ( si vous êtes concernés).
  • 31/12/2018 : relevé de votre compteur kilométrique au 31/12/2018

Et après…

N’oubliez pas de profiter de vos fêtes de fin d’année que nous vous souhaitons excellentes à vous et à vos proches.

Nous nous réjouissons de vous retrouver en 2019 avec pour ambition majeure de vous accompagner au mieux dans vos projets professionnels.

Echéances

Les vacances sont bel et bien terminées et la fin de l’année pointe déjà le bout de son nez.

Même si nous reviendrons vers vous d’ici là avec une situation provisoire, nous vous rappelons déjà les changements de ces dernières années :

Salaire de 45.000,00 € pour les dirigeants d’entreprise;
Augmentation des « pénalités » en cas de non paiement des versements anticipés;
Ajustement de vos cotisations en fonction des revenus de l’année.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, n’hésitez pas à nous faire parvenir vos documents de l’année 2018 afin de nous permettre d’établir cette situation.

Echéances

Téléchargez le calendrier 2018 des échéances pour la TVA, les versements anticipés d’impôts, les cotisations et les inventaires.

[alertbox color= »red »]ATTENTION ! Les différents organismes et différentes administrations doivent être en possession des règlements au plus tard pour les dates spécifiées dans le calendrier.[/alertbox]
farde électronique

La facture électronique est de plus en plus préférée à la facture papier. Et depuis 2013, les factures papiers et électroniques bénéficient du même traitement légal. Les données de facturation peuvent donc être envoyées, reçues et conservées tant sous format papier que sous format numérique.

Mais quelles sont les modalités de conservations de ces différents documents électroniques ? Et combien de temps doivent-ils être conservés ?

Conservation obligatoire

Tout assujetti se doit de conserver, sous forme de copies, tant les factures émises que les factures reçues. Tous les autres documents prescrits par le Code TVA (livres de commerce, contrats, bons de commande, journaux des achats et ventes, …) doivent eux aussi être conservés.

Une période de conservation de 7 ans

Les factures électroniques, tout comme celle au format papier, doivent être conservées  pendant une période minimale de 7 ans à partir du 1er janvier suivant leur date d’émission.

Hormis les livres, le délai de conservation des autres documents suit les mêmes conditions. Pour les livres, la période de conservation débute au 1er janvier de l’année suivant leur clôture.

Lieu de conservation libre

Le lieu de conservation des documents est totalement libre. Les documents doivent cependant être conservés dans un lieu qui permet de les mettre à disposition de l’administration sans retard lors de quelconque réquisition de sa part.

Les factures émises par des assujettis établis en Belgique doivent être conservées sur le territoire belge si elles sont en format papier.

La facture doit être authentique, intègre et lisible

Que ce soit en format  papier ou numérique,  la facture originale ne peut être modifiée ultérieurement que si l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité sont assurées. Et cela afin que la facture puisse bien être considérée comme un original.

Par authenticité, on entend que le fournisseur/émetteur de la facture doit toujours pouvoir démontrer qu’il est lui-même à l’origine de la facture.

L’intégrité est assurée dès lors que la facture n’a subi aucune  modification.

La facture se doit d’être lisible sans devoir être examinée et interprétée.

C’est l’assujetti lui-même qui détermine comment il va faire pour que ces conditions soient respectées. Ce contrôle de gestion peut notamment se faire en comparant diverses pièces justificatives (facture, bon de commande, document de transport, paiement reçu, …).

échéances

Téléchargez votre calendrier BCGFi et tenez-vous au courant des dates d’échéance de l’année comptable et fiscale de 2015.

Pour le consulter et l’enregistrer, cliquer ici : Calendrier 2015 BCGFi

Echéances

periode_essaiJusqu’à cette année, la plupart des contrats de travail comprenaient une période d’essai d’une durée d’un mois à maximum un an. Durant cette période, le licenciement ou la démission entrainait, pour les employés, un préavis de 7 jours.
Depuis le 1er janvier 2014, cette période d’essai a disparu au profit du statut unique d’ouvrier-employé. Dès lors, en cas de licenciement ou de démission durant les trois premiers mois d’un contrat, la durée du préavis est de deux semaines et ce, qu’on soit ouvrier ou employé.
Cette nouvelle est surtout positive pour les ouvriers, lesquels pouvaient, sous l’ancien régime, être licenciés sans aucun préavis à prester ni prime de licenciement à percevoir.
Cela n’empêche pas la levée de nombreuses critiques, la plus récurrente étant que la période d’essai permettait à des travailleurs peu diplômés ou allochtones de faire leurs preuves auprès d’un employeur.