Vous ne l’ignorez plus, en tant que dirigeant d’entreprises vous êtes tenus de remplir le registre UBO.
Au vu des questions qui nous parviennent il nous a semblé utile de compiler les thèmes qui reviennent le plus souvent.
J’ai une PME, le registre UBO s‘adresse-t-il à moi ?
Le registre UBO doit être complété par toutes les sociétés de droit belge, ASBL, fondation, Trust, fiducies… qu’elles soient considérée comme une PME ou une grande société ne change rien. Toute société qui a été constituée en Belgique et qui possède un numéro d’entreprise belge est concernée par le registre UBO.
Je suis seul détenteur des parts sociales de ma société, dois-je tout de même remplir le registre UBO ?
Que vous soyez 100 actionnaires ou seul actionnaire vous devez, en tant que dirigeant d’entreprise, compléter le registre UBO.
Dois-je renseigner tous les associés ?
Vous ne devez renseigner que les personnes qui possèdent 25 % ou plus de droits de vote. Si personne ne répond à ce critère, il faut alors renseigner l’ensemble des gérants ou administrateurs de la société.
On me demande de joindre une pièce justificative. Que dois-je joindre ?
Vous devez joindre une copie du Moniteur belge qui prouve que vous possédez bien le bon nombre d’actions ou parts que vous renseignez ou joindre une copie du registre des parts.
Pourquoi le nom de ma société n’apparait pas quand je me connecte sur le registre UBO ?
Pour que le nom de la société apparaisse, seul le gérant ou l’administrateur délégué d’une société peut se connecter. Pour une ASBL, tout administrateur a accès au dossier de l’ASBL.
Il se peut toutefois que bien que la société soit enregistrée sur le site de la banque carrefour des entreprises ou du Moniteur belge, le nom de votre société n’apparaisse pas lorsque vous vous connectez.
N’hésitez pas à nous le signaler afin que nous puissions contacter la cellule UBO. Celle-ci ne peut pas être contactée par téléphone mais uniquement par mail. Le délai de réponse annoncé est de 15 jours.
Quels sont les risques si je ne complète pas le registre UBO ?
Une amende administrative allant de 250,00 € à 50.000,00 € et une amende pénale allant de 400,00 € à 40.000,00 € pourra être appliquée. Ces amendes sont infligées aux administrateurs ou gérants, et le cas échéant, à un ou plusieurs membres qui sont légalement redevable(s) de la communication de l’information.
Afin de vous aider au mieux, nous avons réalisé pour vous un petit tutoriel que vous pouvez visionner en cliquant sur le lien suivant :
En tant que professionnel du chiffre, nous ne pouvons spontanément nous substituer à vous et compléter pour vous ces informations dans le registre.
Nous pouvons toutefois compléter ce registre à votre place mais pour cela, il faut nous mandater de manière spécifique. Votre présence en nos bureaux sera requise lors d’une réunion qui sera fixée de manière préalable avec notre secrétariat. Nous attirons votre attention sur le fait que cette mission ne fait pas partie des missions de bases reprises dans la lettre de mission que vous avez signée. Si vous désirez que nous complétions ce registre pour votre société, une lettre de mission spécifique sera signée ; lettre de mission qui reprendra un taux horaire de 75,00 € HTVA avec un minimum de 150,00 € HTVA.
Bien que le délai légal ait été reporté du 31/03/2019 au 30/09/2019, nous vous conseillons de ne pas attendre pour vous acquitter de cette tâche.
