Comment conserver valablement une facture électronique ?

farde électronique

La facture électronique est de plus en plus préférée à la facture papier. Et depuis 2013, les factures papiers et électroniques bénéficient du même traitement légal. Les données de facturation peuvent donc être envoyées, reçues et conservées tant sous format papier que sous format numérique.

Mais quelles sont les modalités de conservations de ces différents documents électroniques ? Et combien de temps doivent-ils être conservés ?

Conservation obligatoire

Tout assujetti se doit de conserver, sous forme de copies, tant les factures émises que les factures reçues. Tous les autres documents prescrits par le Code TVA (livres de commerce, contrats, bons de commande, journaux des achats et ventes, …) doivent eux aussi être conservés.

Une période de conservation de 7 ans

Les factures électroniques, tout comme celle au format papier, doivent être conservées  pendant une période minimale de 7 ans à partir du 1er janvier suivant leur date d’émission.

Hormis les livres, le délai de conservation des autres documents suit les mêmes conditions. Pour les livres, la période de conservation débute au 1er janvier de l’année suivant leur clôture.

Lieu de conservation libre

Le lieu de conservation des documents est totalement libre. Les documents doivent cependant être conservés dans un lieu qui permet de les mettre à disposition de l’administration sans retard lors de quelconque réquisition de sa part.

Les factures émises par des assujettis établis en Belgique doivent être conservées sur le territoire belge si elles sont en format papier.

La facture doit être authentique, intègre et lisible

Que ce soit en format  papier ou numérique,  la facture originale ne peut être modifiée ultérieurement que si l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité sont assurées. Et cela afin que la facture puisse bien être considérée comme un original.

Par authenticité, on entend que le fournisseur/émetteur de la facture doit toujours pouvoir démontrer qu’il est lui-même à l’origine de la facture.

L’intégrité est assurée dès lors que la facture n’a subi aucune  modification.

La facture se doit d’être lisible sans devoir être examinée et interprétée.

C’est l’assujetti lui-même qui détermine comment il va faire pour que ces conditions soient respectées. Ce contrôle de gestion peut notamment se faire en comparant diverses pièces justificatives (facture, bon de commande, document de transport, paiement reçu, …).

Caisses enregistreuses : des amendes jusqu’à 5.000€ !

caisse enregistreuse

Depuis quelques temps, les exploitants de commerce horeca sont, pour la plupart, tenus de posséder un système de caisse enregistreuse. La majorité des établissements se sont mis en ordre mais il subsiste un certain nombre de résistants.

L’administration a décidé en date du 11 mai 2017 d’adapter le montant des amendes appliquées aux établissements qui ne se seraient pas conformés aux nouvelles dispositions. Cette amende varie entre 1.500€ (1ère infraction) et 5.000€ (3ème infraction et chaque infraction suivante).

Une amende est également prévue pour les restaurateurs qui délivreraient un ticket de caisse TVA, une note ou un reçu qui ne comporte pas toutes les mentions requises par la loi. Par ticket de caisse, note ou reçu, l’amende s’élèvera à 50€ pour la première infraction (avec un maximum de 500€), 125€ pour la seconde infraction (avec un maximum de 1.250€) et de 250€ pour les infractions suivantes (avec un maximum de 5.000€).

Si vous n’êtes pas encore en ordre, nous ne pouvons que vous conseiller de vous mettre en conformité le plus rapidement possible, l’administration ayant annoncé que des contrôles importants seront organisés à ce sujet.

Myminfin, une plateforme pour gérer son dossier fiscal

minfinlogo

My Minfin est une application du SPF Finances qui reprend un certain nombre de documents personnels, de formulaires et de services électroniques, comme par exemple Tax-on-web, afin d’aider chaque citoyen à gérer son dossier fiscal. Depuis quelques années, l’administration fiscale s’adapte à l’hyper connectivité générale et met à disposition des citoyens diverses données les concernant.

Le site www.myminfin.be vous permet donc d’accéder à vos anciennes déclarations fiscales, aux avertissements extraits de rôle ou encore aux baux, et détails de vos emprunts hypothécaires  qui ont été enregistrés et ce au cours des 10 années précédentes.

Le site vous permet également de modifier vos coordonnées bancaires au cas où l’administration devrait vous rembourser de l’argent.

Pour les indépendants et les sociétés, le site permet également d’avoir accès aux extraits TVA ainsi qu’aux courriers envoyés par l’administration fiscale.

Vous pouvez en tant que particulier ou indépendant nous mandater au moyen de votre carte d’identité électronique (et du code pin de celle-ci) afin que nous ayons accès à ces données vous concernant. Cette formalité de prise de mandat ne prend que 5 minutes.

Cette mise à disposition de documents de manière électronique s’inscrit totalement dans la politique de digitalisation voulue par BCGFI. N’hésitez donc pas à nous demander comment avoir accès à cette plateforme lors de votre passage en nos bureaux.