farde électronique

La facture électronique est de plus en plus préférée à la facture papier. Et depuis 2013, les factures papiers et électroniques bénéficient du même traitement légal. Les données de facturation peuvent donc être envoyées, reçues et conservées tant sous format papier que sous format numérique.

Mais quelles sont les modalités de conservations de ces différents documents électroniques ? Et combien de temps doivent-ils être conservés ?

Conservation obligatoire

Tout assujetti se doit de conserver, sous forme de copies, tant les factures émises que les factures reçues. Tous les autres documents prescrits par le Code TVA (livres de commerce, contrats, bons de commande, journaux des achats et ventes, …) doivent eux aussi être conservés.

Une période de conservation de 7 ans

Les factures électroniques, tout comme celle au format papier, doivent être conservées  pendant une période minimale de 7 ans à partir du 1er janvier suivant leur date d’émission.

Hormis les livres, le délai de conservation des autres documents suit les mêmes conditions. Pour les livres, la période de conservation débute au 1er janvier de l’année suivant leur clôture.

Lieu de conservation libre

Le lieu de conservation des documents est totalement libre. Les documents doivent cependant être conservés dans un lieu qui permet de les mettre à disposition de l’administration sans retard lors de quelconque réquisition de sa part.

Les factures émises par des assujettis établis en Belgique doivent être conservées sur le territoire belge si elles sont en format papier.

La facture doit être authentique, intègre et lisible

Que ce soit en format  papier ou numérique,  la facture originale ne peut être modifiée ultérieurement que si l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité sont assurées. Et cela afin que la facture puisse bien être considérée comme un original.

Par authenticité, on entend que le fournisseur/émetteur de la facture doit toujours pouvoir démontrer qu’il est lui-même à l’origine de la facture.

L’intégrité est assurée dès lors que la facture n’a subi aucune  modification.

La facture se doit d’être lisible sans devoir être examinée et interprétée.

C’est l’assujetti lui-même qui détermine comment il va faire pour que ces conditions soient respectées. Ce contrôle de gestion peut notamment se faire en comparant diverses pièces justificatives (facture, bon de commande, document de transport, paiement reçu, …).

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