L’impact du carburant et du CO2 sur la déductibilité fiscale des frais de voiture

C’est la période du salon de l’Auto – Brussels Motor Show – et pour certains d’entre vous se pose la question du changement de véhicule.

Jusqu’ici les sociétés et les indépendants personnes physiques disposaient d’un régime propre concernant la déductibilité fiscale de leurs frais de voiture. Les sociétés se basaient sur le taux d’émission de CO2 de la voiture, les indépendants prenaient, eux, leur utilisation professionnelle réelle, celle-ci étant ensuite limitée à 75 %. Le carburant était pour sa part déductible à 75 %.

Depuis le 1/01/2020, le système est le même pour les sociétés et pour les indépendants qui ont acquis un véhicule après le 01/01/2018. Ce système s’applique à tous les frais de voiture en ce compris les frais de carburant.

Une nouvelle formule a dès lors été établie, formule qui dépend du type de carburant utilisé par la voiture ainsi que du taux d’émission de CO2. Cette nouvelle formule a pour effet que le taux de déductibilité diminue pour tout le monde.

Pour les indépendants personnes physiques qui ont acquis un véhicule avant le 01/01/2018, le taux de déductibilité reste à un minimum de 75 % (après application de leur utilisation professionnelle réelle). Cela signifie que si le taux de CO2 indiqué sur la carte grise correspond à un taux de déductibilité supérieur à 75 %, c’est ce taux qui s’appliquera.

A partir du 01/01/2021, suite aux divers scandales liés à la détermination du taux de CO2, il faudra se référer à un autre taux de référence : celui indiqué sur le certificat de conformité des véhicules.

C’est la raison pour laquelle nous avons besoin à la fois de votre carte grise mais également de toutes les pages du certificat de conformité de votre véhicule. N’hésitez donc pas à nous les remettre lors de votre passage en nos bureaux ou en les envoyant par mail à votre gestionnaire de dossier.

Echéances 2020

L’année 2020 est à peine sur les rails qu’il faut déjà penser à planifier certaines échéances afin de ne pas être pris de court.
Nous vous proposons donc un petit mémo de choses à mettre en place dès le début de cette année :

Versements anticipés

Planifiez vos versements anticipés ! Vous pouvez le faire soit en faisant des versements spontanés tout au long de l’année, soit en vous rendant auprès de votre institution bancaire qui se chargera de verser pour vous un montant global pour ce 10 avril à charge pour vous de rembourser la banque selon un plan mensuel.

Le versement anticipé se fait uniquement via le compte BE61 6792 0022 9117 du Centre de Perception – Service des Versements anticipés.  Ce compte est valable tant pour les sociétés que pour les indépendants personnes physiques.

Stock

Établissez et communiquez votre stock au 31/12/2019 à votre gestionnaire de dossier (si vous êtes concernés).

Vérifier les cotisations sociales

Vérifiez dès réception du prochain avis de vos cotisations sociales si le montant sur lequel sont calculées vos cotisations correspond bien à ce que vous payez habituellement. Dans le doute, n’hésitez pas à transmettre votre avis à votre gestionnaire de dossier.

Kilométrage véhicule

Communiquez-nous le kilométrage de vos véhicules au 31/12/2019. Votre gestionnaire vous a fait parvenir un mail explicatif à ce sujet fin de l’année dernière.

Ce mail vous demandait également de nous faire parvenir votre certificat de conformité du véhicule. Ces éléments sont désormais essentiels au bon traitement de votre dossier que vous soyez en société ou indépendant personne physique

Mandats électroniques

Pensez, lors de votre passage en nos bureaux, à vous munir de votre carte d’identité ainsi que du code pin de celle-ci. Ceci nous permettra de prendre divers mandats électroniques afin que nous puissions avoir accès à certaines données fiscales vous concernant.

L’administration se montre en effet de plus en plus stricte quant à la communication de ces informations par mail ou par téléphone.

Registre UBO

Pensez à tenir à jour le registre UBO de votre société et à nous faire parvenir une copie de toute modification dès qu’elle est enregistrée

Check-list de fin d'année

Le 31 décembre, c’est pour bientôt ! N’oubliez pas d’effectuer certaines actions avant la fin de l’année afin d’éviter des amendes ou pénalités inutiles.

Voici donc une petite « check-list » des choses à faire avant la fin de cette année :

  • Pensez à effectuer un versement anticipé avant le 20/12/2019. Vous pouvez le faire soit en faisant des versements spontanés, soit en vous rendant auprès de votre institution bancaire qui se chargera de verser pour vous un montant global à charge pour vous de rembourser la banque selon un plan mensuel.

    !!! A partir des revenus de l’année 2019, il n’y a plus qu’un seul et unique numéro de compte bancaire à utiliser pour effectuer des versements anticipés :  BE61 6792 0022 9117 du Centre de Perception – Service des Versements anticipés.

    La communication structurée à utiliser demeure inchangée.
  • Effectuez un versement dans votre EIP et voyez avec votre courtier si un back service est envisageable.
  • Effectuez un versement dans le cadre de votre pension libre complémentaire pour indépendants. 
  • Payez vos lois sociales de l’année pour le 20/12/2019  !
    À partir du 1er janvier 2020, les majorations légales de vos cotisations sociales d’indépendant ne seront plus déductibles au titre de frais professionnels. En revanche, les cotisations ordinaires resteront déductibles.

    Dans certains cas, votre caisse d’assurance sociale peut en effet vous facturer une majoration légale  des cotisations que vous payez en tant qu’indépendant. Tel est le cas lorsque vous ne payez pas à temps vos cotisations sociales ou lorsque vous avez payé à tort des cotisations provisoires réduites.  

Bien souvent, lorsque deux contribuables se séparent en bons termes et qu’ils ont des enfants, ils décident de commun accord que, bien que les enfants soient domiciliés chez un des parents, l’autre parent puisse bénéficier de la moitié de l’avantage fiscal résultant d’un enfant à charge.

Ils conviennent de cet état de fait ensemble et chaque parent tient compte de cet élément dans sa déclaration fiscale.

Depuis quelques temps, l’administration vérifie de manière stricte la réalité de cette prise en charge égalitaire.

Elle s’appuie pour cela sur le code des impôts sur les revenus qui a déterminé trois conditions pour pouvoir admettre qu’une personne puisse bénéficier de la moitié de l’avantage fiscal pour un enfant, et ce malgré que l’enfant ne soit pas domicilié chez lui.

Les 3 conditions sont les suivantes :

  1. Les parents qui demandent l’application de cet article ne peuvent être domiciliés à la même adresse.
    L’administration s’appuie sur un acte du registre de la population pour voir si cette condition est bien rempli.
  2. Les personnes qui demandent l’application de l’article sont bien les parents de l’enfant.
    Le code civil prévoit en effet que les parents sont tenus d’assurer l’hébergement, l’entretien et l’éducation de leur enfant.
  3. L’hébergement de l’enfant est réparti de manière égalitaire.
    Pour cela l’administration s’appuie sur un document important, à savoir une convention a établie entre les parents, convention qui a été homologuée par un juge ou par une décision judiciaire.  

    Pour être appliquée à une année de revenus il faut que la convention ait été enregistrée au plus tard le 1er janvier qui suit l’année de revenus pour laquelle les parents veulent l’application de la garde alternée au niveau fiscal.

    Cette convention doit reprendre le fait que l’hébergement de l’enfant est bien réparti de manière égalitaire entre les parents et que les deux parents sont disposés à répartir entre eux le bénéfice fiscal résultant de l’existence de l’enfant.

Ces trois conditions sont cumulatives. 

biens immobiliers et comptes bancaires à l'étranger

Posséder un bien immobilier à l’étranger ou être titulaire d’un compte bancaire ou d’une assurance vie dans un autre pays n’est pas interdit et ne l’a jamais été.

Cependant, ne pas déclarer l’existence de ces comptes bancaires ou de ce bien immobilier dans sa déclaration fiscale peut entrainer des ennuis pour le contribuable. Des amendes importantes sont en effet prévues afin d’éviter que le contribuable n’oublie de déclarer l’existence de ces biens.

De plus, depuis plusieurs années les différents États – hors et dans l’Union Européenne – ont conclu des accords afin de s’échanger des informations au niveau fiscal. Le but de ces conventions est, bien évidemment, de lutter contre la fraude fiscale et l’évasion de capitaux non déclarés.

Les États ayant signé des conventions se communiquent ainsi la liste des personnes possédant un bien immobilier, les numéros de comptes bancaires, les soldes des comptes à la fin de l’année, ou encore les intérêts générés par ces comptes.

Depuis quelques temps, ces échanges d’information se sont intensifiés. Il est donc possible que vous ayez reçu récemment un courrier de l’administration fiscale vous signalant que, selon les informations en leur possession, vous étiez titulaire d’un compte bancaire, d’une assurance vie ou d’un bien immobilier à l’étranger. N’oubliez donc pas de les déclarer !

indemnité kilométrique

Dès le 1er juillet 2019 et jusqu’au 30 juin 2020, l’indemnité accordée aux fonctionnaires fédéraux qui utilisent leur voiture personnelle pour les déplacements de service passera de 0,3573€ à 0,3653€ par kilomètre.

L’indemnité kilométrique acceptée par le fisc est basée sur ce montant et passe donc également à 0,3653€.

avant les vacances

Avant de partir profiter de congés bien mérités, nous souhaitons attirer votre attention sur certains points :

–          N’oubliez pas de remplir votre registre UBO (si vous êtes concernés);

–          N’oubliez pas de nous transmettre vos documents pour la TVA;

–          N’oubliez pas de nous transmettre les documents nous permettant de clôturer vos bilans;

–          N’oubliez pas de nous transmettre les documents nous permettant d’établir votre déclaration d’impôt privée.

Bonnes vacances !

Vélo avantage social

Ce n’est pas nouveau, les moyens de transport alternatifs à la voiture sont dans l’air du temps.

Le législateur a développé des plans pour renoncer à la voiture de société, mais qui demeurent compliqués à mettre en place d’un point de vue administratif. Elles n’ont donc actuellement que très peu de succès.

Un point nous semble toutefois intéressant pour les dirigeants d’entreprises :

Selon le code d’impôt sur les revenus, la mise à disposition d’un vélo par une entreprise est un avantage social exonéré dans le chef de son bénéficiaire. L’exonération est valable tant pour les déplacements domicile-lieu de travail que pour les déplacements privés.

L’exonération est cumulable avec l’exonération fiscale de l’indemnité vélo pour les déplacements domicile-lieu de travail. L’administration fiscale considère que l’indemnité vélo permet de couvrir les autres frais liés à l’usage du vélo, comme les vêtements par exemple.

La déduction fiscale est de 100 % à partir du 01/01/2020 (actuellement elle est encore de 120 %) et couvre, par exemple, les dépenses liées à l’usage du vélo telles que l’achat d’un casque, d’un cadenas, d’une veste de sécurité ou encore l’aménagement d’un abri pour vélo et même des infrastructures sanitaires.

Ce point est un peu en contradiction avec les frais couverts par l’indemnité vélo. On peut, si on s’en tient à ce qui est repris ci-dessus, considérer que les frais relatifs à l’usage du vélo peuvent être pris en compte par la société, mais pas les vêtements.

L’indemnité vélo est de 0,24 € par kilomètre depuis le 01/01/2019 (contre 0,23 € le kilomètre pour 2018). Aucune condition ne peut être imposée quant au parcours à suivre, la distance la plus courte n’est donc pas obligatoirement à prendre en compte.

Pour prouver que vous utilisez bien le vélo pour vous rendre au travail, une déclaration sur l’honneur, attestant que minimum 20 % des trajets domicile-lieu de travail sont réalisés sur base annuelle, suffit.

Si votre bureau ne se trouve pas à une trop grande distance de votre domicile, cette mesure fiscale peut s’avérer une bonne opportunité … et contribuer qui plus est à vous maintenir en forme !

registre ubo

Vous ne l’ignorez plus, en tant que dirigeant d’entreprises vous êtes tenus de remplir le registre UBO.

Au vu des questions qui nous parviennent il nous a semblé utile de compiler les thèmes qui reviennent le plus souvent.

J’ai une PME, le registre UBO s‘adresse-t-il à moi ?

Le registre UBO doit être complété par toutes les sociétés de droit belge, ASBL, fondation,  Trust, fiducies… qu’elles soient considérée comme une PME ou une grande société ne change rien. Toute société qui a été constituée en Belgique et qui possède un numéro d’entreprise belge est concernée par le registre UBO.

Je suis seul détenteur des parts sociales de ma société, dois-je tout de même remplir le registre UBO ?

Que vous soyez 100 actionnaires ou seul actionnaire vous devez, en tant que dirigeant d’entreprise, compléter le registre UBO.

Dois-je renseigner tous les associés ?

Vous  ne devez renseigner que les personnes qui possèdent 25 % ou plus de droits de vote. Si personne ne répond à ce critère, il faut alors renseigner l’ensemble des gérants ou administrateurs de la société.

On me demande de joindre une pièce justificative. Que dois-je joindre ?

Vous devez joindre une copie du Moniteur belge qui prouve que vous possédez bien le bon nombre d’actions ou parts que vous renseignez ou joindre une copie du registre des parts.

Pourquoi le nom de ma société n’apparait pas quand je me connecte sur le registre UBO ?

Pour que le nom de la société apparaisse, seul le gérant ou l’administrateur délégué d’une société peut se connecter. Pour une ASBL, tout administrateur a accès au dossier de l’ASBL.

Il se peut toutefois que bien que la société soit enregistrée sur le site de la banque carrefour des entreprises ou du Moniteur belge,  le nom de votre société n’apparaisse pas lorsque vous vous connectez.

N’hésitez pas à nous le signaler afin que nous puissions contacter la cellule UBO. Celle-ci ne peut pas être contactée par téléphone mais uniquement par mail.  Le délai de réponse annoncé est de 15 jours.

Quels sont les risques si je ne complète pas le registre UBO ?

Une amende administrative allant de 250,00 € à 50.000,00 € et une amende pénale allant de 400,00 € à 40.000,00 € pourra être appliquée. Ces amendes sont infligées aux administrateurs ou gérants, et le cas échéant, à un ou plusieurs membres qui sont légalement redevable(s) de la communication de l’information.

Afin de vous aider au mieux, nous avons réalisé pour vous un petit tutoriel que vous pouvez visionner en cliquant sur le lien suivant :

En tant que professionnel du chiffre, nous ne pouvons spontanément nous substituer à vous et compléter pour vous ces informations dans le registre.

Nous pouvons toutefois compléter ce registre à votre place mais pour cela, il faut nous mandater de manière spécifique. Votre présence en nos bureaux sera requise lors d’une réunion qui sera fixée de manière préalable avec notre secrétariat. Nous attirons votre attention sur le fait que cette mission ne fait pas partie des missions de bases reprises dans la lettre de mission que vous avez signée. Si vous désirez que nous complétions ce registre pour votre société, une lettre de mission spécifique sera signée ; lettre de mission qui reprendra un taux horaire de 75,00 € HTVA avec un minimum de 150,00 € HTVA.

Bien que le délai légal ait été reporté du 31/03/2019 au 30/09/2019, nous vous conseillons de ne pas attendre pour vous acquitter de cette tâche.

volontariat

Volontariat : de nouveaux forfaits pour 2019

Par nature, le travail d’un volontaire est bénévole et non rémunéré. Toutefois le volontaire peut percevoir un remboursement pour les frais qu’il prend lui-même en charge dans le cadre de son travail de bénévole.

Il peut également recevoir un défraiement journalier et annuel dont le plafond varie annuellement.

Pour 2019 ce forfait s’élève à 34,71 €/jour ou 1388,40 €/an.

Pour certaines catégories, le plafond annuel est fixé à 2.549,90  € à savoir :

  • Les entraineurs sportifs, professeur de sport, coach sportifs, coordinateur des sports pour les jeunes, arbitre sportifs, membres du jury, steward, responsables de terrain, signaleur lors de compétitions sportives ;
  • Les gardes de nuit et de jour ;
  • Les transports non urgents de patients couchés (depuis, vers et entre hôpitaux ou des sites d’hôpitaux).

L’avantage de ces défraiements est que si les conditions exposées ci-dessus sont respectées, il n’y a pas d’imposition ni de cotisations sociales sur ces montants.

Nous attirons votre attention sur le fait que ces forfaits ne s’appliquent pas aux volontaires qui exercent un travail sous le régime du travail associatif pour la même organisation (voir à ce sujet notre newsletter d’octobre 2018) ou qui exercent une activité volontaire dans le secteur sportifs et perçoivent une allocation de sécurité sociale ou d’aide sociale.