Le code des sociétés que nous connaissons depuis des années a été complètement modifié.

Désormais c’est le code des sociétés et des associations (en abrégé CSA) qui est le code de référence en la matière.

Ce nouveau code n’est pas une simple adaptation de l’ancien mais bien une refonte complète des règles applicables aux sociétés.

Dans ce sens, toutes les sociétés – ASBL, AISBL, Fondation – vont impérativement devoir passer chez le notaire avant le 31/12/2023 afin de mettre leurs statuts en ordre avec le nouveau code.

En tant que partenaire de votre entreprise, en collaboration avec un notaire, nous vous reviendrons prochainement avec une proposition de collaboration vous permettant de vous mettre à jour par rapport à ces nouvelles obligations.

Les mesures 2020

Si un délai est accordé au 31/12/2023, certaines dispositions sont toutefois entrées en vigueur ce 01/01/2020 :

  • le terme SPRL ne peut plus être utilisé et ce même si vous n’avez pas encore adapté les statuts de votre société. Depuis le 01/01/2020 une SPRL est automatiquement devenue une SRL (pour société à responsabilité limitée).  C’est désormais cette abréviation que vous devez utiliser sur vos papiers à entête, site internet, et tout autre document officiel ;
  • le terme gérant qui était utilisé pour désigner le responsable de la SPRL est supprimé et remplacé par celui d’administrateur. Désormais les responsables des SRL seront désignés par le même terme que celui qui s’applique aux dirigeants des sociétés anonymes ;
  • on ne parle plus de parts sociales mais d’actions. Il n’y a donc plus de détenteurs de parts sociales mais bien uniquement des actionnaires ;
  • toute société, quelle que soit sa forme juridique, qui décidera de transférer son siège social devra impérativement en profiter pour adapter ses statuts au nouveau code et devra donc passer par le notaire pour effectuer cette formalité. Une fois les statuts adaptés, le transfert de siège social pourra à nouveau se faire par la simple voie d’une publication au Moniteur belge ;
  • un administrateur ne peut plus être lié à la société par un contrat de travail. Le statut d’indépendant est obligatoire pour cette catégorie.

Toute l’équipe BCGFi sera bien entendu à vos côtés pour effectuer au mieux cette transition.

L’impact du carburant et du CO2 sur la déductibilité fiscale des frais de voiture

C’est la période du salon de l’Auto – Brussels Motor Show – et pour certains d’entre vous se pose la question du changement de véhicule.

Jusqu’ici les sociétés et les indépendants personnes physiques disposaient d’un régime propre concernant la déductibilité fiscale de leurs frais de voiture. Les sociétés se basaient sur le taux d’émission de CO2 de la voiture, les indépendants prenaient, eux, leur utilisation professionnelle réelle, celle-ci étant ensuite limitée à 75 %. Le carburant était pour sa part déductible à 75 %.

Depuis le 1/01/2020, le système est le même pour les sociétés et pour les indépendants qui ont acquis un véhicule après le 01/01/2018. Ce système s’applique à tous les frais de voiture en ce compris les frais de carburant.

Une nouvelle formule a dès lors été établie, formule qui dépend du type de carburant utilisé par la voiture ainsi que du taux d’émission de CO2. Cette nouvelle formule a pour effet que le taux de déductibilité diminue pour tout le monde.

Pour les indépendants personnes physiques qui ont acquis un véhicule avant le 01/01/2018, le taux de déductibilité reste à un minimum de 75 % (après application de leur utilisation professionnelle réelle). Cela signifie que si le taux de CO2 indiqué sur la carte grise correspond à un taux de déductibilité supérieur à 75 %, c’est ce taux qui s’appliquera.

A partir du 01/01/2021, suite aux divers scandales liés à la détermination du taux de CO2, il faudra se référer à un autre taux de référence : celui indiqué sur le certificat de conformité des véhicules.

C’est la raison pour laquelle nous avons besoin à la fois de votre carte grise mais également de toutes les pages du certificat de conformité de votre véhicule. N’hésitez donc pas à nous les remettre lors de votre passage en nos bureaux ou en les envoyant par mail à votre gestionnaire de dossier.

Echéances 2020

L’année 2020 est à peine sur les rails qu’il faut déjà penser à planifier certaines échéances afin de ne pas être pris de court.
Nous vous proposons donc un petit mémo de choses à mettre en place dès le début de cette année :

Versements anticipés

Planifiez vos versements anticipés ! Vous pouvez le faire soit en faisant des versements spontanés tout au long de l’année, soit en vous rendant auprès de votre institution bancaire qui se chargera de verser pour vous un montant global pour ce 10 avril à charge pour vous de rembourser la banque selon un plan mensuel.

Le versement anticipé se fait uniquement via le compte BE61 6792 0022 9117 du Centre de Perception – Service des Versements anticipés.  Ce compte est valable tant pour les sociétés que pour les indépendants personnes physiques.

Stock

Établissez et communiquez votre stock au 31/12/2019 à votre gestionnaire de dossier (si vous êtes concernés).

Vérifier les cotisations sociales

Vérifiez dès réception du prochain avis de vos cotisations sociales si le montant sur lequel sont calculées vos cotisations correspond bien à ce que vous payez habituellement. Dans le doute, n’hésitez pas à transmettre votre avis à votre gestionnaire de dossier.

Kilométrage véhicule

Communiquez-nous le kilométrage de vos véhicules au 31/12/2019. Votre gestionnaire vous a fait parvenir un mail explicatif à ce sujet fin de l’année dernière.

Ce mail vous demandait également de nous faire parvenir votre certificat de conformité du véhicule. Ces éléments sont désormais essentiels au bon traitement de votre dossier que vous soyez en société ou indépendant personne physique

Mandats électroniques

Pensez, lors de votre passage en nos bureaux, à vous munir de votre carte d’identité ainsi que du code pin de celle-ci. Ceci nous permettra de prendre divers mandats électroniques afin que nous puissions avoir accès à certaines données fiscales vous concernant.

L’administration se montre en effet de plus en plus stricte quant à la communication de ces informations par mail ou par téléphone.

Registre UBO

Pensez à tenir à jour le registre UBO de votre société et à nous faire parvenir une copie de toute modification dès qu’elle est enregistrée

cumuls de mandats

Nous en avons déjà parlé dans une newsletter précédente, un nouveau code des sociétés est entré en vigueur le 1er mai dernier.

Ce nouveau code applicable à toutes les sociétés, ASBL et  Fondations présente de nombreuses nouveautés.

Parmi celles-ci il nous a semblé important d’attirer votre attention sur un nouvel article qui impose la fin des cumuls de mandats au sein d’un même conseil d’administration.

Jusqu’ici, lorsqu’une personne morale était nommée administrateur au sein d’une autre société, le code imposait que lors de la nomination, la société désigne une personne physique chargée de la représenter et d’agir en son nom dans l’exercice du mandat. La personne physique qui était ainsi nommée pour représenter une personne morale était alors appelée représentant permanent.

Souvent on avait ainsi recours à une sorte de cascade de mandats et une même personne physique pouvait agir au sein d’un même conseil d’administration à la fois en son nom et à la fois en tant que représentant permanent d’un administrateur personne morale.

A partir du 1er janvier 2020, une personne physique ne pourra plus agir à la fois en son nom propre et en tant que représentant permanent au sein d’un même organe d’administration.

En outre, seule une personne physique pourra encore être désignée en tant que représentant permanent d’un administrateur personne morale. La technique qui consistait à nommer une personne morale représentant permanent d’une autre société devient donc interdite.

Les compositions des conseils d’administration connaitront dès lors une vraie réforme.

N’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions vous conseiller au mieux pour ce point.

Concernant les modifications de statuts qui devront être effectuées pour le 31 décembre 2023, nous sommes actuellement en pleine préparation pour vous aider au mieux dans cette transition.

rémunération dirigeant

Dans notre newsletter de septembre 2017 nous vous parlions des nouveautés en matière d’impôts des sociétés. Une des mesures concernait une cotisation spéciale de 5 % appliquée à toute société qui n’octroyait pas un salaire suffisant à son dirigeant.

Cette mesure a dès le départ été fort décriée car elle pénalisait les sociétés qui n’octroyait pas ou peu de rémunération à leurs dirigeants.

Cette mesure est finalement en passe d’être abrogée pour les PME. L’abrogation de la mesure a été votée en commission de la chambre le 19 mars dernier et devrait être avalisée en séance plénière de la Chambre prochainement.

Nous ne manquerons pas de vous tenir informé des suites de ce changement qui ne peut être que positif pour les PME belges.

GDPR

Un nouveau règlement a fait son apparition dans notre paysage privé et professionnel : le Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Ce règlement européen veille à ce que les données à caractère personnel soient protégées et ne soient donc pas visibles par tout le monde.

Afin de vous offrir les meilleurs produits et des services optimisés, BCGFi traite des données à caractère personnel qui vous concernent.

Notre équipe garantit que vos données personnelles sont traitées dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données).

Dans ce sens, vous recevrez prochainement un document à compléter et à nous renvoyer. Ce document vous expose en détails les mesures que BCGFi prend afin de garantir le traitement confidentiel de vos données.

code des sociétés

Le nouveau code des sociétés et des associations (CSA) a été adopté fin février 2019. Il entrera en vigueur dès le 01/05/2019 et va modifier de manière fondamentale la vie de toutes les sociétés de droit belge, mais également des ASBL et des Fondations.

La réforme présente trois lignes directrices importantes : une simplification du droit ; une flexibilité du droit ; un droit plus adapté aux évolutions européennes et à la mobilité des sociétés.

Une simplification du droit

Le nouveau code simplifie beaucoup de choses, à commencer par le nombre de formes juridiques qui existeront après la réforme.

Le nouveau code prévoit désormais 7 formes de sociétés à savoir :

– La société simple ;

– La société en commandite simple (SNC) ;

– La société en commandite (S. Comm.) ;

– La société à responsabilité limitée (SRL) ;

– La société Coopérative (SC) ;

– La société anonyme (SA) ;

– Les formes juridiques européennes (SE, GEIE, SCE).

D’autres formes juridiques seront purement et simplement supprimées. Parmi ces formes on retrouve :

  • La société momentanée ou interne ;
  • La société coopérative à responsabilité illimitée ( SCRI) ;
  • Le Groupement d’intérêts économiques ( GIE) ;
  • La société agricole( S. Agr) ;
  • La société privée à responsabilité limité ( SPRL) ;
  • La SPRL starter.

Un droit plus flexible

La SRL sera amenée à remplacer la SPRL classique. Cette forme sera la forme juridique la plus couramment utilisée.

La notion de capital social sera supprimée et une plus grande souplesse  sera autorisée dans la gestion de l’entreprise.

Un droit plus adapté aux évolutions européennes et à la mobilité des sociétés

Auparavant le droit applicable à une société était déterminé en fonction de la localisation de son siège réel. Avec l’arrivée de la réforme du CSA c’est le siège statutaire qui prime désormais. Ainsi, une société dont le siège statutaire est en Belgique pourra continuer au regard du droit belge, à être une société de droit belge même si elle transfère son siège réel à l’étranger.

Entrée en vigueur le 01/05/2019

Le nouveau code entrera en vigueur le 01/05/2019 et à dater de ce moment toute société constituée le sera en fonction des règles du nouveau code.

Mais cette réforme va concerner toutes les sociétés belges et toutes devront passer chez le notaire pour faire modifier leurs statuts, soit en les adaptant aux nouvelles dispositions, soit en transformant la forme juridique pour les formes de société concernées par une disparition.

Une période transitoire jusqu’au 31/12/2023 sera octroyée à celles-ci pour se mettre en conformité avec le nouveau code.

 

 

 

 

 

registre ubo

Dans le cadre de la loi relative à la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme, une nouvelle obligation s’applique aux sociétés mais également aux ASBL, fondations, trust et fiducies : compléter le dossier UBO.

Le registre UBO tire son nom du terme anglais « Ultimate Beneficial Owner ». Il peut être défini comme le registre centralisé des bénéficiaires effectifs des sociétés, ASBL, Fondation, Trust et fiducies.

Qu’entend-on par bénéficiaire effectif ? Toute personne qui possède 25 % des droits de vote dans une société est ce qu’on appelle un bénéficiaire effectif. Si personne ne possède 25 % des droits de vote, c’est l’administrateur délégué ou le gérant qui doit être renseigné.

C’est aux dirigeants d’entreprises (soit les gérants ou les administrateurs délégués des entreprises) qu’il appartient pour le 31 mars 2019 d’identifier et de conserver les informations actualisées sur les bénéficiaires effectifs des entreprises au sein de laquelle ils ont une mission.  Dès qu’un changement interviendra au sein de la société, le changement devra être enregistré dans le mois. Il conviendra également d’aller confirmer une fois par an ces données sur le site internet.

Pour les a(i)sbl et fondations, sont considérés comme bénéficiaire effectifs :

  1. Les administrateurs ;
  2. Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
  3. Les personnes chargées de la gestion journalière de l’a(i)sbl ou de la fondation ;
  4. Les fondateurs d’une fondation ;
  5. Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère ;
  6. Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’a(i)sbl ou la fondation.

Comment compléter ce registre ? Le dirigeant doit se rendre au moyen de sa carte d’identité sur le site www.myminfinpro.be et sélectionner  dans  les applications l’onglet  e-service- registre UBO.

Un manuel d’utilisation de l’application UBO se trouve à votre disposition ici.

 

Sanctions

Comme toujours de sanctions sont prévues en cas de manquement au respect de cette nouvelle procédure.

Si les administrateurs, trustees ou fiduciaires manquent de communiquer (à temps) toutes les informations sur les bénéficiaires effectifs au registre, ou s’ils communiquent des informations incomplètes ou incorrectes, ils peuvent être sanctionnés d’une amende administrative allant de 50 à 5.000 euros.

Nous ne pouvons donc que vous conseiller de récolter et de compléter au plus vite ces informations ceci afin d’éviter de vous retrouver face à des sanctions désagréables.

cadeau entreprise

La période de fin d’année est maintenant là. Et avec elle son cortège de cadeaux offerts à vos employés ou collaborateurs. Comme à chaque fois l’administration fiscale a pris soin de fixer quelques règles en la matière, ceci afin de garantir une certaine déductibilité de ces cadeaux.

Au niveau de l’impôt, sont considérés comme déductibles à 100 % tous cadeaux en nature, en espèce ou sous forme de payement à l’occasion d’une ou plusieurs fêtes ou évènements annuels comme la Noël, le Nouvel an, la fête de la Saint-Nicolas … pour autant que le montant ne dépasse pas 40,00 € par an et par travailleur.

Lors de la mise à la pension d’un collaborateur, l’administration admet un cadeau de 40,00 € par année complète de service auprès de l’employeur avec un minimum de 120,00 €.

Lors d’un mariage ou d’une déclaration de cohabitation légale, un montant de 245,00 € est autorisé.

Tout cadeau offert dans d’autres circonstances subira un rejet de 50 % à l’impôt des sociétés ou des personnes physiques et ce selon la qualité de celui qui l’offre.

Il est à noter également que pour tout cadeau offert dans d’autres circonstances que celles décrites ci-dessus et qui aurait une valeur de plus de 125,00 €, l’administration est en droit de demander l’identité exacte du bénéficiaire du cadeau ceci afin de lui imposer le cadeau dans son chef. Le cadeau offert devient en quelque sorte un cadeau empoisonné pour qui le reçoit …

Au  niveau de la TVA un cadeau est considéré comme cadeau d’affaire lorsqu’il répond aux conditions suivantes :

  • Le cadeau est distribué dans le cadre de relations professionnelles ;
  • Le cadeau n’est pas un tabac ou un spiritueux ;
  • Le montant d’achat du cadeau n’atteint pas 50,00 € HTVA ;
  • Le cadeau n’est pas un cadeau publicitaire comme un stylo, un agenda, un calendrier.

Le seuil de 50,00 € est un seuil qui englobe tous les cadeaux offerts à une même personne au cours d’une année. Le fait qu’il soit indiqué sur le cadeau le nom et l’adresse de l’entreprise est sans influence.

Si le cadeau annuel dépasse 50,00 € par an pour une personne, la TVA ne sera pas déductible.

Certains s’offusqueront de cette manière de faire de la part de l’administration et estimeront que l’état ne respecte pas le droit européen. Toutefois, l’Europe interrogée sur ce sujet n’y a rien vu de mal.

indemnités journalières

Vous êtes nombreux à vous octroyer des indemnités journalières de frais de repas ou à en octroyer à vos employés.

Pour cela vous vous basez sur les critères définis par l’administration fiscale. Ces critères datant de 1964, l’administration fiscale a jugé bon en juillet 2017 de les modifier. Ces nouveaux critères sont entrés en application ce 1er septembre 2017 et l’administration en a précisé les contours en janvier 2018.

Désormais l’indemnité journalière qui est admissible par l’administration est de 16,73 € par jour.

Pour que cette indemnité ne soit pas imposée dans le chef du contribuable trois conditions cumulatives doivent être remplies :

  • Le bénéficiaire de l’indemnité doit  effectuer en Belgique un déplacement de service d’une durée minimale de 6 heures;
  • Le bénéficiaire doit se déplacer pour des raisons de service dans un rayon supérieur à  25 km par rapport au lieu de travail habituel;
  • Le bénéficiaire ne peut, à l’occasion du déplacement recevoir aucun autre avantage ou indemnité à titre de compensation de frais de repas. Sont spécifiquement visés par l’arrêté royal les tickets restaurants et les frais de restaurant. Concrètement si une indemnité de repas est accordée, il ne pourra en aucun cas pour ce jour, avoir une prise en charge de frais de restaurant dans la comptabilité ni octroi d’un chèque repas.

Cela signifie que si vous octroyez actuellement une indemnité journalière de 20 €, celle-ci ne sera plus acceptée et devra être diminuée à 16,73 € par jour.

Lorsqu’il est prouvé que le bénéficiaire de l’indemnité preste régulièrement à l’extérieur du siège social,  l’arrêté royal précise qu’il peut être dérogé à la condition de déplacement de minimum 6 heures et de plus de 25 kilomètres, dans ce cas on peut octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle de 16 ,73 €  par jour multipliée par maximum 16 jours par mois. Ce montant doit bien entendu être adapté  si le bénéficiaire n’exerce pas un temps plein.

 

[alertbox color= »blue »] D’autres indemnités sont également fixées par l’arrêté royal

Indemnité pour la nuitée

Une indemnité de 125,51 € par nuit est acceptée par l’administration. Toutefois il faut que le lieu où le bénéficiaire dorme soit éloignée d’au moins 75 km par rapport à son domicile.

Indemnité de séjour à l’étranger.

Une liste d’indemnité par pays est disponible ici. La dernière liste émise par l’administration date du 03/10/2017.

Indemnité pour frais de voyage via les transports publics.

Pas de changement, le remboursement des frais de transport en commun reste admis. L’employeur a le choix de décider s’il offre un voyage en première ou en seconde classe.

Indemnités de voyage au moyen du véhicule personnel

Le tarif est fixé depuis le 01/07/2017 à 0,3460 € du kilomètre

Indemnités de voyage au moyen d’une bicyclette

L’indemnité est fixée à 0,23 € du km. Cette indemnité est applicable pour les vélos de ville, les vélos de courses, les VTT ainsi que pour les bicyclettes électriques avec pédalage assisté limité à 25 km/h.

Si le vélo électrique est muni d’un pédalage assisté non  limité à 25 km /h l’indemnité octroyée est celle fixée pour les véhicules personnels.

Indemnité pour télétravail

Une indemnité de 20 € par mois peut être octroyée pour faire face aux coûts de connexions et de communication. Cette indemnité ne peut être couplée à une indemnité de frais propres à l’employeur qui couvrirait déjà ce type de travail. [/alertbox]