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BCGFi Case Study : Frais de séjour et de déplacement

Les frais de séjour et de déplacement engendrent des indemnités. Elles sont soumises à diverses règles et nécessitent toujours une justification.

frais de séjour et de déplacementDe nombreuses entreprises belges indemnisent leur personnel se déplaçant dans un cadre professionnel, en Belgique ou à l’étranger. La personne concernée peut être indemnisée sur base des frais réels encourus. Cela demande une pièce justificative suffisamment documentée, ce qui peut poser des problèmes dans certains cas : commerces ne délivrant pas de reçu, parkings, appels téléphoniques, voyages en train/tram/bus, boissons et aliments vendus par le biais d’appareils automatiques, etc.

L’administration fiscale accepte donc aussi le versement d’indemnités forfaitaires. Bien entendu, celles-ci ne doivent pas faire double emploi avec la prise en charge directement par la société (utilisation d’une carte de crédit au nom de la société, remboursement des notes de restaurant, frais d’hôtel, etc.).

[accordion_group][accordion title= »Voiture personnelle utilisée pour des déplacements professionnels »]Les travailleurs du secteur privé qui utilisent leur véhicule personnel peuvent être indemnisés sur la base utilisée par les membres de la fonction publique fédérale, pour un maximum de 24.000 km/an. Au-delà, il convient de calculer le coût de revient réel par km du véhicule utilisé par le travailleur.

Les entreprises peuvent rembourser des sommes plus élevées que celles pratiquées par les services publics à condition qu´elles apportent la preuve que les frais réels ont étés calculés sur base d´une norme sérieuse (il faut également calculer le prix de revient au km). Le montant de cette indemnité, pour la période allant du 1er juillet 2015 au 30 juin 2016 est fixé à 0,3412 € par km. Il était de 0,3468 € pour la période du 01/07/2014 au 30/06/2015.

[blockquote align= »left »] « Les entreprises peuvent rembourser des sommes plus élevées que celles pratiquées par les services publics. »[/blockquote]

La personne indemnisée veillera à détailler dans un document écrit, le lieu visité et les kilomètres parcourus pour chaque déplacement.

A noter : les déplacements entre le domicile et le lieu de travail ne sont jamais considérés comme des déplacements professionnels qui peuvent être indemnisés comme ci-avant. Pour les salariés, l’intervention de l’employeur pour ces trajets n’entre pas dans cette notion. Il s’agit d’une intervention sur base du prix d’un abonnement à des transports publics. Cette somme est en principe taxable. Les contribuables qui n’optent pas pour leurs frais réels lorsqu’ils remplissent leur déclaration fiscale peuvent exonérer 380 € (limité à la somme obtenue si inférieure) ou toute l’indemnité s’ils utilisent les transports en commun.

[alertbox color= »blue » hide= »1″] ob_580135_244987-quarante-mile-panneau-limitatioRègle des 40 jours : l’administration considère que le travailleur qui est amené à se déplacer vers différentes destinations autre que le siège de son entreprise (filiales, clients,…) et qui y est présent au moins 40 jours sur l’année (sans que ces jours se suivent nécessairement) effectue un déplacement domicile/lieu de travail, non indemnisable selon les montants repris ci-avant.

Dans ce cas, il lui est bien entendu possible, pour le calcul de son impôt personnel, de revendiquer les frais professionnels réels dès lors que ceux-ci sont plus élevés que les charges professionnelles forfaitaires.[/alertbox]

[/accordion] [accordion title= »Voyages de service en Belgique « ]32484b9814-drapeau_belgiqueLes indemnités forfaitaires allouées par l’employeur en remboursement de frais de séjour exposés par un travailleur à l’occasion de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant est établi en tenant compte du nombre de déplacements effectifs et si leur montant ne dépasse pas le montant des indemnités analogues que l’Etat alloue à ses fonctionnaires.

L’indemnité n’est pas cumulable avec l’octroi de titres-repas. Dans ce cas, l’indemnité obtenue devra être diminuée à concurrence de l’intervention patronale dans le titre-repas octroyé pour le jour concerné. La règle des 40 jours s’applique également (voir ci-dessus).

Tableau indemnités Belgique
Tableau indemnités Belgique

(1) Les frais de logement représentent les remboursements des frais de repas du soir, de logement proprement dit et de petit déjeuner.
(2) le logement non remboursé par l’employeur.
(3) Lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues, pour lequel aucun paiement n’est demandé. Il ne s’agit donc pas d’une nuit passée à l’hôtel et entièrement remboursée par l’employeur.

[/accordion]

[accordion title= »Voyages de service à l’étranger : indemnités forfaitaires journalières de séjour »]columbus-duplex_403052Il est possible de verser des indemnités forfaitaires journalières de séjour (appelées parfois ‘Per diem’) au membre du personnel qui se rend à l’étranger.

Elles sont calquées sur celles attribuées aux fonctionnaires relevant de l’Administration centrale du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Le montant qui peut être octroyé varie suivant le pays visité. L’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à un maximum de 24 mois. Et l’attribution ou le paiement cesse en cas d’établissement définitif à l’étranger.

[alertbox color= »blue » hide= »1″]Ces indemnités couvrent : les frais de repas et les menues dépenses (transport sur place dans le pays de destination – train / tram/ bus / taxi, boissons, en-cas, pourboires, communications téléphoniques).

Ces indemnités ne couvrent pas : les nuitées à l’hôtel, les frais de déplacement de la Belgique vers le pays de destination. Ces frais seront donc pris en charge directement par la société ou remboursés intégralement au travailleur.[/alertbox]

Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur ou la société et qu’ils comprennent également certains repas ou certaines menues dépenses, les montants qui peuvent être pris en considération comme des frais propres à l’employeur – ou à la société – non imposables, doivent, selon le cas, être diminués de :

> 15 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour le petit déjeuner (attention si déjà repris dans la note de l’hôtel);

> 35 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour le repas de midi;

> 45 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour le repas du soir;

> 5 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour les menues dépenses.

Le montant de l’indemnité est fonction du pays de destination. Toutefois, le montant versé peut être supérieur à ceux repris dans la liste mais l’employeur ou la société doit apporter une double preuve, à savoir :

  1. que l’indemnité est destinée à couvrir les frais qui lui sont propres;
  2. que cette indemnité est réellement consacrée à de tels frais.

Les indemnités qui excèdent les montants repris dans la liste ou pour lesquels la société qui les octroient ne peut justifier le supplément seront considérés comme des rémunérations (taxables) dans le chef du bénéficiaire.

calculator-iconComment calculer le nombre d’indemnités auxquelles a droit le travailleur ? 

  • pour chaque jour entier d’absence (= une journée entre deux nuits en voyage de service).
  • pour les voyages de service dont l’aller et le retour s’effectuent au cours des mêmes 24 heures avec une absence d’au moins 10 heures. La durée de tels voyages de service doit être calculée sur la base d’une absence du travailleur ou dirigeant d’entreprise de son lieu fixe de travail (résidence) jusqu’à l’heure de son retour à cet endroit.
  • les voyages de service dont la durée est supérieure à 24 heures : l’indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour ne doit être considérée qu’à concurrence de la moitié (ou éventuellement 18,59 EUR ou 37,18 EUR x ½ = montant de base à indexer). Il n’y a pas lieu d’appliquer à cette demi-indemnité les directives de répartition 15%-35%-45%-5% décrites ci-avant.
  • la durée de l’absence est inférieure à 10 heures : seul le remboursement sur base de frais justifiés par la production de documents probants est accepté. Mais dans ce cas les indemnités forfaitaires pour les voyages de services en Belgique pourront être admises.

[alertbox color= »blue » hide= »1″]Exemples de calculs (tels que mentionnés dans la circulaire) (les montants des indemnités mentionnés sont ceux de 2005 – il faut bien entendu reprendre les montants indexés pour les dates réelles)

Exemple 1 : Mission de service à Amsterdam le 1er juin 2005.

Lieu fixe de travail : Bruxelles.

Départ du domicile à Tubize à 7h00 (avec départ de Bruxelles à 7h30).

Retour au domicile à Tubize à 21h00 (retour à Bruxelles à 20h30).

Indemnité forfaitaire de séjour allouée : 115,00 EUR.

Dans cet exemple, l’indemnité allouée de 115,00 EUR (liste applicable à partir du 1er mai 2005 au 28 février 2006) peut être considérée comme une indemnité non imposable, puisque le voyage de service dure plus de 10 heures.

Pour calculer les heures d’absence, il ne peut être tenu compte que du départ de Bruxelles jusqu’au retour à Bruxelles. Les autres déplacements doivent en effet être considérés comme des déplacements du domicile au lieu de travail.

Exemple 2 : Mission de service à Amsterdam le 1er juin 2005.

Lieu fixe de travail : Bruxelles.

Départ du domicile à Tubize à 7h00 (avec départ de Bruxelles à 7h30).

Retour au domicile à Tubize à 21h00 (retour à Bruxelles à 20h30).

Indemnité forfaitaire de séjour allouée : 150,00 EUR.

Dans cet exemple, l’indemnité allouée de 150,00 EUR peut être considérée comme une indemnité non imposable, puisque l’employeur ou la société a apporté la double preuve. Si l’employeur ou la société ne peut apporter la double preuve en question, seuls 115,00 EUR seront considérés comme des frais propres à l’employeur ou à la société, tandis que les 35,00 EUR de différence seront des rémunérations imposables.

Exemple 3 : Mission de service à Paris.

Lieu fixe de travail : Mons.

Départ du domicile à Mons à 7h45.

Retour au domicile à Mons à 16h30.

Indemnité forfaitaire de séjour allouée : 115,00 EUR.

Dans cet exemple, l’indemnité de séjour allouée de 115,00 EUR (liste applicable à partir du 1er mai 2005 au 28 février 2006), doit être considérée comme une indemnité imposable, puisque le voyage de service dure moins de 10 heures. L’indemnité allouée ici peut éventuellement être considérée comme non imposable à concurrence de l’indemnité que l’Etat accorde à son personnel ou si la double preuve (voir infra) est apportée.

Exemple 4 : Mission de service à Ottawa du lundi 12 septembre 2005 au vendredi 16 septembre 2005.

Lieu fixe de travail : Wavre.

Montant total de l’indemnité forfaitaire de séjour allouée pour tout le voyage : 316,00 EUR.

Dans cet exemple, l’indemnité allouée de 316,00 EUR, calculée sur base de la liste applicable à partir du 1er mai 2005 au 28 février 2006, peut être considérée comme une indemnité non imposable, puisque le voyage de service dure plusieurs jours et que l’indemnité allouée est calculée comme suit : 12 septembre 2005 (jour du départ) : 79,00 EUR x 1/2 = 39,50 EUR[/alertbox]

;[/accordion]

[accordion title= »Régime fiscal des indemnités »]

Dans le chef du bénéficiaire : Sous réserve du respect des barèmes et du caractère «sérieux » du mode de calcul, les indemnités forfaitaires auront un caractère de « frais propres à l’employeur ». Elles ne seront donc pas taxées dans le chef du bénéficiaire.

Pour l’entreprise qui les octroient : Les frais de voiture remboursés sont déductibles comme suit (règle des 70/30) :

  • 30% pour les frais de carburant (limité à 75%)
  • 70% pour le reste (limité suivant le taux d’émission de CO2)

Pour les indemnités forfaitaires de séjour allouées, il n’y a pas de limitation de déduction dans le chef de l’employeur (à l’impôt des sociétés). Donc ces frais ne sont pas de DNA (dépenses non admises) à l’impôt de sociétés.

[alertbox color= »blue » hide= »1″]Mentions sur les fiches fiscales des bénéficiaires : Il faut impérativement mentionner sur les fiches de revenus des bénéficiaires (fiches 281.10 ou 281.20) si des indemnités ont étés obtenues comme ci-avant. A défaut une cotisation de 103 % sur les montants non mentionnés pourrait être réclamée à l’entreprise. [/alertbox][/accordion] [/accordion_group]

 

[alertbox color= »blue »]Sources :

Circulaire n° Ci.RH.241/534.514 (AFER 17/2006) dd. 11.05.2006

Circulaire n° Ci.RH.241/616.975 (AGFisc N° 2/2014) dd. 16.01.2014 

Décision anticipée n° 2015.149 dd. 13.05.2015

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